Privatlivspolitik for Todo-IT Platformen

Sidst opdateret 1. oktober 2026

1. Kort fortalt

• Todo-IT Platformen (platform.todo-it.dk) er vores system til support, drift og overvågning. Det bruges af Todo-IT's medarbejdere og af de medarbejdere hos vores erhvervskunder, som har fået et login.
• For dit login og for sikkerheden i Platformen er Todo-IT ApS dataansvarlig.
• Det, din virksomhed lægger i Platformen eller lader os passe — sager, brugere, enheder, mails og rapporter — behandler vi på din virksomheds vegne. Der er din virksomhed dataansvarlig, og vi er databehandler.
• Platformen bruger kun nødvendige cookies og ingen statistik eller markedsføring.
• Du kan altid skrive til support@todo-it.dk.

2. Hvem er ansvarlig?

Todo-IT ApS
Nørupvej 33
4300 Holbæk
CVR: 46406664
E-mail: support@todo-it.dk
Telefon: +45 22 78 27 20

3. Hvem der er ansvarlig for hvad

Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi selv har brug for til at drive Platformen: din brugerkonto og dit login, sikkerheden (logs, revisionsspor, hastighedsgrænser), notifikationer til dig, vores egen brug af Platformen — herunder Google Search Console-forbindelsen (afsnit 8), LinkedIn-forbindelserne (afsnit 9), vores medarbejderes brug af Claude (afsnit 7) og vores egen bogføring (afsnit 7) — og vores webshop (den har sin egen politik på todo-it.dk/privatlivspolitik).

Vi er databehandlere for de oplysninger, vi behandler for en erhvervskunde: fx sager og mails om sagerne, kundens brugere og kontaktpersoner, enheder og overvågningsdata, oplysninger fra kundens Microsoft 365, DMARC-rapporter og fjernsupport. Det er kunden, der bestemmer, hvad oplysningerne bruges til. Har du spørgsmål om dem — fx fordi du er ansat hos en af vores kunder og vil vide, hvad der er registreret om dig — så skal du først spørge din arbejdsgiver. Du er også velkommen til at skrive til os, så hjælper vi din arbejdsgiver med at svare.

Oplysninger om Todo-IT's egne ansatte som ansatte (fx løn og personaleforhold) er ikke beskrevet her.

4. Din brugerkonto og dit login

Hvad: navn, e-mail, evt. telefonnummer, hvilken virksomhed og hvilke roller du har, en krypteret udgave (hash) af din adgangskode, om du bruger to-faktor-login og nøglen til det, fejlede login-forsøg og spærring, hvornår du sidst loggede ind, dine indstillinger i Platformen (fx sprog og fastgjorte genveje), og hvornår kontoen er oprettet og evt. slettet. Logger du ind med Microsoft (Entra ID), får vi fra Microsoft dit navn, din e-mail og et id for din konto.

Hvorfor: for at give dig adgang til det, du må se, og holde andre ude.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at drive en sikker platform for vores kunder (GDPR art. 6, stk. 1, litra f), og aftalen med din virksomhed.

Hvor længe: så længe du har en konto. Slettes kontoen, og står du ikke på noget i Platformen, slettes den helt. Står du fx på sager eller tidsregistreringer, bliver kontoen stående som slettet med dit navn, så historikken kan læses, og vi gemmer, hvem der slettede den og hvornår, og den e-mailadresse, kontoen havde, så vi kan dokumentere det. E-mailadressen fjerner vi 5 år efter sletningen.

Notifikationer: Platformen kan give dig besked i Platformen, på mail og som push-besked. Slår du push-beskeder til, gemmer vi din browsers push-adresse og nøgler og sender beskederne krypteret gennem din browsers egen push-tjeneste (fx Google, Mozilla, Apple eller Microsoft). Notifikationer slettes efter 180 dage.

5. Sikkerhed, logs og revisionsspor

Hvad: når du bruger Platformen, registrerer webserveren din IP-adresse, tidspunkt, adresse og browser. Platformen tæller forespørgsler pr. IP-adresse i hukommelsen for at bremse misbrug. Fejl gemmes i en fejllog, som kan indeholde fx en e-mailadresse. Når nogen ændrer noget vigtigt — fx en bruger, en rettighed, en forbindelse — registrerer vi i et revisionsspor hvornår, hvem, hvad og detaljer om det.

Hvorfor: for at holde Platformen sikker og kørende, finde fejl og kunne dokumentere, hvad der er sket.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i drift og sikkerhed (art. 6, stk. 1, litra f), som også opfylder vores pligt til at sikre oplysningerne efter art. 32.

Hvor længe: serverlogs højst 30 dage, fejlloggen 90 dage. Revisionssporet gemmer vi i 5 år, fordi det skal kunne dokumentere, hvem der gjorde hvad, også længe efter; derefter slettes det automatisk.

6. Hosting, mail og sikkerhedskopier

Platformen og dens database kører på en server, vi lejer hos Hetzner Online GmbH i Tyskland og selv administrerer. Mails sendes og hentes gennem Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.). Hver nat tager vi en krypteret sikkerhedskopi, som vi lægger på en separat lagerplads og sletter efter 30 dage. Adresser på vores erhvervskunder tjekkes mod Danmarks officielle adresseregister gennem Klimadatastyrelsens adresseopslag (Adressevælgeren).

7. Kunstig intelligens

Claude fra Anthropic i vores arbejde: vores medarbejdere kan forbinde Claude (fra claude.ai) til Platformen og bede Claude slå op i den, fx i sager, kundekontakter, kunder, fejlloggen og blogindlæg. Det, Claude slår op, sendes fra Platformen til Anthropic og bruges i samtalen. Webshoppens kunder, ordrer og fakturaer kan ikke hentes den vej. Før fejlloggen sendes, forsøger vi at skjule e-mailadresser og nøgler, men vi kan ikke love, at det lykkes hver gang. Samtalerne ligger i vores konto hos Anthropic, til de bliver slettet; en slettet samtale fjerner Anthropic fra sine systemer inden for 30 dage. Vi sletter en samtale, hvis du beder om det.

Vores egen økonomi: medarbejdere, der har fået adgang til Todo-IT's økonomi, kan også lade Claude læse og forberede vores bogføring og bankposteringer — fx en faktura med kundens navn, navnet på den, en betaling kom fra eller gik til, eller teksten på et bilag. Bogføringen henter Platformen fra vores bogføringssystem Zenegy, og Platformen kan også lægge kladder og stamdata — fx en kundes eller leverandørs navn, adresse og fakturamail — i Zenegy. Bankposteringerne kommer fra vores bank, som fil eller gennem Enable Banking.

Bilag og bogføringsmateriale: fakturaer og kvitteringer, som en medarbejder lægger op, eller som sendes til vores bilagspostkasse, gemmer Platformen som kopi — med afsenderens mailadresse og emnelinje, når bilaget kom med mail. Teksten læser Platformen selv; et bilag, der er et billede, kan læses af sprogmodellen på vores egen server. Bilag, kladder, ændringer af stamdata og bankafstemninger gemmer vi i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de hører til, som bogføringsloven kræver; derefter slettes de automatisk. Et bilag, der afvises som ikke-regnskabsmateriale, slettes efter 30 dage.

Din virksomheds egen forbindelse: forbinder din virksomhed selv en AI-assistent til Platformen med sin egen nøgle, kan den kun se din virksomheds egne data, og svarene går til den tjeneste, din virksomhed har valgt. Det bestemmer din virksomhed over.

Indbygget AI: Platformen kan bruge en sprogmodel til at forberede sager, foreslå kategorier, skrive udkast til noter, når en sag lukkes eller overdrages, finde mønstre i en kundes sager og skrive den månedlige opsummering i kundens overblik. Under Spørg platformen kan vores medarbejdere og vores kunders administratorer stille et spørgsmål om en virksomheds it; spørgsmålet, som brugeren selv skriver, sendes sammen med virksomhedens målte sikkerheds- og NIS2-tal. I alle tilfælde sendes teksten til den sprogmodel, der er valgt i Platformens indstillinger. I dag kører sprogmodellen på vores egen server (Ollama), så teksten sendes ikke til en ekstern AI-udbyder.

Retsgrundlag: for de oplysninger, vi selv er dataansvarlige for, vores legitime interesse i at arbejde effektivt (art. 6, stk. 1, litra f). Bilag og andet bogføringsmateriale gemmer vi, fordi bogføringsloven kræver det (art. 6, stk. 1, litra c).

8. Google Search Console

Vi kan forbinde Platformen med Google Search Console for at se, hvordan et website klarer sig i Googles søgeresultater. I dag gør vi det kun for vores eget website, todo-it.dk. Forbindelsen laves af en medarbejder hos Todo-IT under Søgetal i Platformen, med knappen Forbind Google. Appen hedder Todo-IT Platform på Googles samtykkeside.

Hvad vi beder Google om: tre ting — at du er logget ind (openid), din Google-kontos e-mailadresse (email) og læseadgang til Search Console (webmasters.readonly). Vi kan ikke ændre, tilføje eller slette noget i Search Console.

Hvad vi henter fra Google for den ejendom, der er valgt:

• søgetal: søgeord, sider, land, enhedstype og dato — samlede tal fra Google, ikke oplysninger om enkelte besøgende
• URL-inspektion: Googles status for en bestemt side, fx om den er i Googles indeks
• sitemaps: hvilke sitemaps der er sendt til Google, og deres status.

Hvad vi bruger det til: kun til at vise tallene på siden Søgetal og i redigeringen af vores blogindlæg, til at besvare en medarbejders spørgsmål i Claude og til vores planlagte SEO- og LinkedIn-agenter (nedenfor) — så vi kan forbedre indholdet på det forbundne website og se, hvad vores opslag på LinkedIn fører til. Vi sælger ikke data fra Google, bruger dem ikke til annoncer og giver dem ikke videre til andre end Anthropic, som beskrevet nedenfor.

Claude: en medarbejder hos Todo-IT, der har forbundet Claude til Platformen, kan bede Claude om søgetallene. Claude bruger da et af fem værktøjer i Platformen, som alle kun læser: søgeresultater, rapport for et blogindlæg, forbedringsmuligheder, URL-inspektion og sitemaps. Platformen henter svaret hos Google — eller fra de seneste 30 minutters hukommelse — og sender det til Anthropic, som bruger det i samtalen. Det sker, når medarbejderen selv beder om det, eller når en af vores planlagte agenter kører — hver sat op af en medarbejder med sin egen nøgle. SEO-agenten læser søgetallene med de samme fem værktøjer og Google Analytics-tallene (nedenfor); LinkedIn-agenten læser kun Google Analytics-tallene og, ved siden af dem, søgetallene for de samme sider på vores website. Værktøjerne findes kun på medarbejdernes og agenternes forbindelser, ikke på kundernes.

Google Analytics: gennem samme Google-app læser Platformen også samlede Google Analytics-rapporter om todo-it.dk — besøg, kilder, landingssider, nøglehændelser og byer, altid som samlede tal og aldrig om den enkelte besøgende. Forbindelsen laves for sig under Søgetal → Google Analytics og beder om læseadgang til Google Analytics (analytics.readonly) ud over openid og email; den gemmes, bruges (også af Claude og de planlagte agenter, med tre læseværktøjer) og afbrydes som Search Console-forbindelsen. Det tilføjer ingen nye personoplysninger i Platformen. Google Analytics på todo-it.dk og de besøgendes samtykke er beskrevet i todo-it.dk's egen privatlivspolitik.

Egen besøgsstatistik: Platformen gemmer også samlede besøgstal for todo-it.dk, som websitet selv tæller uden cookies: sidevisninger og besøgende pr. dag, fordelt på side, henvisende website, kampagne og enhedstype. Det er kun tal — ingen IP-adresser, ingen id'er og ingen personoplysninger. Tallene vises under Søgetal → Besøg (egen måling), kan læses af Claude og de planlagte agenter med to læseværktøjer og slettes efter 25 måneder.

Vores egne besøg: for at vores egne besøg ikke tæller med, kan en medarbejder hos Todo-IT under Søgetal → Besøg (egen måling) markere den browser, han eller hun selv bruger, med Markér denne browser som intern (og fjerne det igen med Fjern markering). Platformen laver da et link til todo-it.dk, der kun virker i 10 minutter, og når medarbejderen åbner det, sætter todo-it.dk cookien todoit_intern i netop den browser. Cookien indeholder kun værdien 1 — intet id — og holder i 400 dage. Den sættes kun, når en medarbejder hos Todo-IT udtrykkeligt beder om det i sin egen browser, og er derfor nødvendig for en tjeneste, medarbejderen selv har bedt om; der skal ikke gives samtykke til den. Platformen sætter selv ingen cookie og registrerer ikke, hvem der har markeret en browser.

Sådan opbevarer og beskytter vi det: adgangsnøglen fra Google (et refresh token) gemmes krypteret i vores database på vores server i Tyskland. Den bliver aldrig vist, logget eller udleveret. Sammen med den gemmer vi Google-kontoens e-mailadresse, den valgte ejendom, hvilke tilladelser Google gav, hvornår og af hvem forbindelsen blev lavet, hvornår den sidst blev brugt, og en eventuel fejl. Svarene fra Google gemmes ikke i databasen; de ligger højst 30 minutter i serverens hukommelse. Et svar, som Claude har vist i en samtale, ligger i samtalen hos Anthropic, til samtalen bliver slettet (afsnit 7). Al trafik til Google og til Platformen er krypteret (HTTPS). Kun Todo-IT's medarbejdere kan se tallene.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at forbedre vores website (art. 6, stk. 1, litra f). Søgetallene er samlede tal og handler ikke om enkeltpersoner.

Sådan afbryder du forbindelsen:

• I Platformen: under Søgetal → Afbryd. Så tilbagekalder vi adgangen hos Google og sletter adgangsnøglen og forbindelsens oplysninger fra databasen med det samme. Kan Google ikke bekræfte tilbagekaldelsen, sletter vi alligevel nøglen og fortæller dig, at du skal fjerne adgangen hos Google. Er Search Console og Google Analytics forbundet med samme Google-konto, deler de adgangen hos Google, som kun kan tilbagekaldes samlet: så sletter vi den afbrudte forbindelses nøgle med det samme og tilbagekalder adgangen, når også den anden er afbrudt.
• Hos Google: gå til myaccount.google.com/permissions, vælg Todo-IT Platform, og fjern adgangen. Derefter kan vi ikke hente mere.

Svar, som Claude allerede har vist i en samtale, bliver liggende i samtalen hos Anthropic, til samtalen slettes; en slettet samtale fjerner Anthropic fra sine systemer inden for 30 dage. Vi sletter samtalerne, hvis du beder om det.

I vores revisionsspor står i 5 år, at forbindelsen blev lavet og afbrudt, af hvem, og med hvilken Google-konto (afsnit 5).

Ændringer: ændrer vi, hvordan vi bruger oplysninger fra Google, giver vi den, der har forbundet sin Google-konto, besked, før ændringen træder i kraft.

9. LinkedIn

Vi kan forbinde Platformen med LinkedIn, så vi kan skrive, planlægge og udgive opslag på Todo-IT's virksomhedsside og på vores medarbejderes egne profiler — i dag kun Kenneths — og se, hvordan opslagene klarer sig. Forbindelserne laves af den medarbejder, det gælder, under LinkedIn i Platformen. Der er to forbindelser, fordi LinkedIn kræver to apps: én til profilen og én til virksomhedssiden.

Hvad vi beder LinkedIn om:

• Profilen: at du er logget ind (openid), dit navn og dit LinkedIn-id (profile) og lov til at lave opslag på din profil (w_member_social). Vi beder ikke om din e-mailadresse, og vi kan ikke læse dine opslag, kommentarer eller beskeder.
• Virksomhedssiden (når den er forbundet): dit navn og id (r_basicprofile), hvilke sider du administrerer, sidens tal og notifikationer (rw_organization_admin), lov til at læse og lave opslag, kommentarer og reaktioner som siden (r_organization_social, w_organization_social, r_organization_social_feed, w_organization_social_feed) og tal for dine egne opslag og dine følgere (r_member_postAnalytics, r_member_profileAnalytics).

Mennesket bestemmer: et opslag på en personlig profil kan kun udgives af eller for den person, profilen tilhører. Noget bliver offentligt på LinkedIn på tre måder: en medarbejder godkender det i Platformen; Claude (afsnit 7) udgiver, planlægger, svarer som virksomhedssiden eller sletter i en samtale, men kun efter at medarbejderen tydeligt har sagt ja til netop den tekst; eller en planlagt LinkedIn-agent, som en medarbejder selv har sat op med sin egen nøgle, udgiver et opslag på medarbejderens egen profil eller på virksomhedssiden. Agenten er bundet af faste værn, som kun medarbejderne kan ændre — bl.a. højst ét opslag pr. døgn hvert sted, links kun til vores egne domæner, og et fortrydelsesvindue, hvor medarbejderen får besked og kan stoppe opslaget — og den kan ikke svare, reagere eller slette. Hver udgivelse via Claude eller agenten giver besked til den, profilen eller siden tilhører. Reaktioner (fx «Synes godt om») giver kun en medarbejder i Platformen.

Hvad vi gemmer, og hvor længe:

• adgangsnøglerne fra LinkedIn — krypteret, aldrig vist eller logget — til forbindelsen afbrydes, nøglen udløber (LinkedIn giver 60 dage ad gangen), eller LinkedIn afviser den; en nøgle, der ikke længere virker, slettes inden for en time
• dit navn og dit LinkedIn-id for den app, du har forbundet, og for siden dens navn og id — så længe forbindelsen findes
• vores kladder og opslag: teksten, links, billeder og PDF'er, hvem der skrev, godkendte og udgav, og hvornår. Billeder og PDF'er slettes 30 dage efter, at opslaget er udgivet, slettet eller kasseret; kasserede og slettede opslag slettes helt efter 90 dage
• tal fra LinkedIn: følgere, sidevisninger og tal for opslag — samlede tal, ikke oplysninger om enkelte personer — i højst 12 måneder
• kommentarer og omtaler på virksomhedssidens opslag: teksten højst 48 timer, som LinkedIn kræver (virksomhedssidens egne svar i 6 måneder). Kommentatorens navn gemmer vi slet ikke — kun LinkedIns id for kommentaren og kommentatoren, så vi ved, hvad der er besvaret; navnet ser man ved at åbne kommentaren på LinkedIn
• notifikationer om nye kommentarer og omtaler af virksomhedssiden: kun LinkedIns id'er og tidspunkter, i 60 dage (så længe LinkedIn selv har dem)
• svar på kommentarer, som vi har skrevet som kladde: teksten, hvem der skrev og sendte, og hvornår — slettes 90 dage efter, at svaret er sendt eller kasseret

Hvad vi bruger det til: kun til at styre vores egen virksomhedsside og vores egne profiler i Platformen. Vi sælger ikke data fra LinkedIn, bruger dem ikke til annoncer, salg eller rekruttering, kobler dem ikke med vores kunderegister og viser dem kun for Todo-IT's medarbejdere.

LinkedIn som modtager: det, vi udgiver, sender vi til LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company), som selv er ansvarlig for det, der ligger på LinkedIn — se LinkedIns egen privatlivspolitik.

Claude: en medarbejder hos Todo-IT, der har forbundet Claude til Platformen, kan bede Claude om vores LinkedIn-kladder, tal og nye kommentarer (teksten, ikke navnet på den, der skrev), om at skrive en kladde og — efter sit tydelige ja — om at udgive den. En planlagt LinkedIn-agent læser det samme, vores offentlige blogindlæg og de samlede Google Analytics- og Search Console-tal for todo-it.dk (afsnit 8), men ikke sager, kunder eller økonomi. Svaret sendes til Anthropic som beskrevet i afsnit 7.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at markedsføre Todo-IT og svare dem, der skriver til os (art. 6, stk. 1, litra f).

Sådan afbryder du forbindelsen:

• I Platformen: under LinkedIn → Forbindelser → Afbryd. Så sletter vi adgangsnøglerne og dit navn og id med det samme — for virksomhedssiden også gemte kommentarer, svarkladder, notifikationer og dine egne opslagstal. Godkendte og planlagte opslag bliver til kladder igen og bliver ikke udgivet. LinkedIn har ikke en knap, vi kan trykke på for at trække adgangen tilbage, så fjern den også hos LinkedIn:
• Hos LinkedIn: Indstillinger og privatliv → Datafortrolighed → Andre applikationer → Tilladte tjenester; fjern Todo-IT's apps (LinkedIns vejledning).

I vores revisionsspor står i 5 år, at forbindelsen blev lavet og afbrudt, og hvem der godkendte, udgav og slettede hvilke opslag — og om det skete via Claude eller LinkedIn-agenten, med hvilken nøgle (afsnit 5).

10. Cookies i Platformen

Platformen bruger kun cookies, der er nødvendige for, at den virker, eller som husker et valg, du selv har truffet. Der er ingen statistik-, chat- eller markedsføringscookies.

I browserens lokale lager (localStorage) husker Platformen visningsvalg, fx om menuen er foldet sammen og dine fastgjorte genveje. Det bliver i din browser.

Knappen Markér denne browser som intern under Søgetal sætter ingen cookie i Platformen: cookien todoit_intern sættes af todo-it.dk, når en medarbejder hos Todo-IT selv beder om det (afsnit 8).

11. Hvem vi deler oplysninger med

Overførsel til USA: Anthropic Ireland behandler også oplysningerne hos Anthropic, PBC i USA; det sker på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i Anthropics aftaler. Google LLC og Microsoft Corporation — EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework; begge er certificeret. Du kan altid få en kopi af garantierne ved at skrive til os.

12. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse. Gælder det oplysninger, vi behandler for din arbejdsgiver (afsnit 3), er det din arbejdsgiver, der svarer; vi hjælper. Skriv til support@todo-it.dk. Vi svarer inden for en måned; er anmodningen særlig omfattende, kan fristen forlænges med op til to måneder, og så får du besked inden for den første måned.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.

13. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler oplysninger. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev ændret.